Het probleem
Bij ABD Groep kwamen inkoopfacturen binnen die stuk voor stuk met de hand gelezen, overgetypt en weggeboekt moesten worden. Elke week opnieuw, door dezelfde handen.
Het werk was niet moeilijk, het was alleen veel. En omdat het altijd af moest, verdrong het steeds het werk waar wél een oordeel voor nodig is: de afwijkingen, de prijsverschillen en de gesprekken met leveranciers.
Wat Daize bouwt
De agent leest binnenkomende facturen uit, herkent de leverancier en haalt de regels, bedragen en btw eruit. Wat hij herkent en wat klopt, zet hij klaar om weg te boeken.
Wat afwijkt, gaat naar een mens: een bedrag dat niet aansluit, een leverancier die hij niet kent, een factuur die niet leesbaar is. De agent probeert dat niet zelf op te lossen - dat is precies waar het bij dit soort werk misgaat.
Welke systemen eraan hangen
- De mailbox waar de facturen binnenkomen
- De documentopslag waarin de facturen bewaard worden
- Het boekhoudpakket waarin de boekingen landen
Resultaat en stand van zaken
Een halve FTE aan werk dat niemand meer hoeft te doen. Dezelfde mensen doen nu het werk waar wél een mens voor nodig is - de uitzonderingen, de afwijkingen en de gesprekken met leveranciers.
De agent draait sinds de oplevering elke dag, en van elke verwerkte factuur is terug te zien wat hij ermee gedaan heeft.
Begin met één proces
In een half uur bespreken we welk werk steeds terugkomt en of Daize daarbij past. Daarna weet u wat een logische volgende stap is.