ABD Groep · Klantverhaal
Van inkoopfactuur tot boeking.
Facturen ophalen bij Renault, gegevens invoeren in Autoline en de boekingen afronden. Voor ABD automatiseerden we die hele keten. Dat bespaart ongeveer een halve FTE aan handmatig werk.
ResultaatRuim 2.000 Renault-inkoopfacturen automatisch verwerkt in Autoline, tot 600 per maand. Ongeveer een halve FTE aan handwerk bespaard.Bekijk de oplossing
- Klant
- ABD Groep
- Gebouwd
- Robotisering & voortgangsmonitoring
- Status
- In gebruik
De vraag
Iedere factuur dezelfde stappen.
Voor de administratie van ABD stopt het werk niet bij het ontvangen van een factuur. Renault-inkoopfacturen moeten worden opgehaald, uitgelezen en verwerkt in Autoline. Daarna volgen de boekingen, eventuele debet/credit-correcties en de dagboeken.
Het is een terugkerende reeks handelingen in verschillende schermen. ABD wilde dat werk automatiseren, binnen de systemen waarmee het team al werkt.
Zo loopt het proces
De volledige keten, in vier hoofdlijnen.
- 01Facturen ophalen
- 02Gegevens verwerken
- 03Boeken en corrigeren
- 04Dagboeken afronden
De robot aan het werk
Van ophalen tot en met de dagboeken.
Daize bouwde een softwarematige robot die de facturen uit het Renault-portaal ophaalt en de gegevens uit de PDF’s leest. Vervolgens voert de robot de benodigde handelingen in Autoline uit.
Zowel voertuigfacturen als BPM-facturen gaan mee in de verwerking. De robot werkt de voertuigadministratie bij en doorloopt het inladen en boeken van de elektronische facturen. Ook debet/credit-correcties en het afdrukken van de dagboeken horen bij het proces.
De robot doet 5 tot 8 minuten over een factuur, inclusief prijscontrole tegen Autoline.
De stappen volgen elkaar in de juiste volgorde op. Autoline blijft het systeem waarin de administratie wordt bijgewerkt; de robot neemt de terugkerende bediening over.
Voor ABD Groep
Automatisch verwerken. Zicht houden.
In het dashboard ziet het team de voortgang per processtap en per factuur. Wat is afgerond, wat is nog bezig en waar vraagt de verwerking aandacht?
Een factuur die niet kan worden verwerkt, blijft herkenbaar in het overzicht. Vanuit het dashboard kan die op “Opnieuw proberen” worden gezet. De robot pakt de factuur dan bij een volgende run weer op.
Zo zijn ook de uitzonderingen te volgen, zonder dat een medewerker daarvoor de werkplek van de robot hoeft over te nemen.
- Renault DCS / DIGIDOC
- Autoline
- Workflowdashboard
- Robotisering (RPA)
Wat het oplevert
Ongeveer een halve FTE bespaard.
Ruim 2.000 Renault-inkoopfacturen automatisch verwerkt in Autoline, tot 600 per maand. Ongeveer een halve FTE aan handwerk bespaard.
Het team houdt zicht op de verwerking en kan aandacht geven aan facturen die niet vanzelf doorgaan. Zo komt er capaciteit vrij, terwijl Autoline de basis van de administratie blijft.
Meer over Daize Flow